シェアオフィス入居前に確認すべき13のこと

こんにちは。
福岡でシェアオフィスを運営するiGrowthShipです。

今回は、シェアオフィスの入居を検討中の法人や個人、フリーランスの方が、入居前に確認しておくべき費用や施設情報、周辺地域のことについてまとめました。

これからオフィス移転や新規事業でオフィスを持ちたい方、スタートアップの事業者の方は何を基準にして、シェアオフィスを選んだらいいのかわからないことも多いのではないでしょうか。
そんなときは、ぜひ今回の記事を参考にシェアオフィスの選定をしてください。

チェック1　初期費用と月額料金

まず最初に気になるのは初期費用と月額費用ですよね。
シェアオフィスを契約するメリットは、一般的な賃貸オフィスに比べて敷金や礼金、内装工事がなく、机や椅子、OA機器が標準装備されていて、初期費用を大きく抑えることができることです。
また、毎月の月額料金(賃料)も賃貸オフィスに比べて安く済むことからコスト削減が見込めます。

シェアオフィスに入居時の費用は大きく分けて2つあります。

• 初期費用
• 月額費用(年会費含む)

それぞれ具体的にどのような費用が発生するのでしょうか。

1-1　シェアオフィスに入居する際の初期費用

入居前に発生する初期費用です。

• 事務手数料
• 保証金
• セキュリティカード、鍵代
• 前家賃

保証金は部屋のサイズや収容人数によって変動し、月額料金の数か月分が保証金として発生します。
ビルに出入りするためのセキュリティカードや鍵代も初期費用として発生する場合があり、社員数が増えた場合などはセキュリティカードの追加費用が発生することもあります。

1-2　シェアオフィス入居後の月額料金

一般的な月々の固定費は以下になります。

• 賃料・月額利用料金
• 共益費
• プリンター利用料(従量制)

月額料金は利用人数やオフィスの面積などによってさまざまで、シェアオフィスによってさまざまなオプションも用意されています。

社員数の増減の影響で部屋のサイズや利用者人数の変更したいときの移転時の費用がどれくらい発生するかについても担当者へ確認しておきましょう。

移転時に月額料金以外にも年会費や更新料が発生する場合あります。

チェック2　年会費・更新料

年会費や更新料など名目はさまざまですが、月額料金以外にも定期的に料金が発生することもあります。
数か月単位か年単位など確認して、退去時のことも計画的に考えておくといいでしょう。

チェック3　フリーレント

フリーレントとは、賃料が一定期間無料になる期間のことを指します。
シェアオフィスによっては標準でフリーレントがあったり、キャンペーンでフリーレントを行っているところもあります。

無料期間があれば最初の数か月間の費用を抑えることができて経済的ですね。

チェック4　オフィスや主要地域とのアクセスの良さ

毎日通勤するならオフィスまでのアクセスの良さも重要ではないでしょうか。
アクセスの良さは社員採用などにも影響します。
最寄りの駅やバス停からのアクセスがいいか確認しておきましょう。
最近ではレンタル自転車も流行っているので、レンタル自転車が止められるポートがオフィスの近くにあるとポイント高いですね。

また、外で打ち合わせが多い場合には路線や主要な打ち合わせ場所とのアクセスの良さも確認しておきたい点ですね。

チェック5　ミーティングルームや会議室

打ち合わせや商談などの来客が多いお仕事であれば、オフィスとは別に会議室が設けられているかは重要です。

• 利用料金
• 部屋数
• 他入居者の利用頻度
• 備品・貸出

ほとんどの場合、会議室は共有になるため、スムーズに利用ができるかを確認しておくと、他入居者とのトラブルも少ないのではないでしょうか。

チェック6　施設周辺の飲食店

お昼に同僚とランチをするのも楽しみの一つですよね。
シェアオフィスの周りに飲食店が多いと楽しみも増えるのではないでしょうか。
施設内だけでなく、周辺地域に飲食店や打ち合わせに使えるカフェがあるかチェックしてみましょう。
また、コンビニなども近くにあると何かと便利なので、確認してみるといいでしょう。

チェック7　共有スペースや施設内での休憩場所

シェアオフィスの場合、自社スペース内に休憩場所を設けることは少ないです。
仕事の合間に少し息抜きをしたいときや、コミュニケーションが取りたいときは、施設内に休憩場所やラウンジなどがあると憩いの場となり、モチベーションにも繋がるのではないでしょうか。
シェアオフィスの共有スペースにラウンジのような休憩場所があるかもチェックしてみましょう。

チェック8　ドリンクサービス

毎日ドリンクを持参したり、作ったりするのも大変ですよね。
ドリンクサービスの有無についてもチェックしましょう。
大半のシェアオフィスには給湯室が設けられていますが、ドリンクサービスがあれば気分によってコーヒーやジュースが選べる方がいいですよね。

来客時にフリードリンクが利用できれば、お茶の買い出しの心配なども不要になり、大切なお取引先とスムーズな打合せができるのではないでしょうか。
シェアオフィスによってはフリードリンクを提供しており、飲み放題のところもあります。
ドリンクサービスが充実しているかもチェックしましょう。

チェック9　受付対応や郵便物の受取

シェアオフィスによっては電話やタブレットで受付をしているところもありますが、やはり人がいる受付がいた方が安心するのではないでしょうか。
受付対応があるのか、また郵便物の受取ができるかもチェックしておきたいポイントです。

チェック10　電話サービス(電話転送)

事業者であれば仕事とは関係のない電話がかかってくることもしばしばありますよね。
電話代行サービスのあるシェアオフィスであれば、余計な業務に時間を割くことなく時間の有効活用することができます。

もし、電話サービスを提供していない場合は電話秘書サービスなどを利用するのも一つですが、費用がかさむため、シェアオフィスのサービスとして提供されているか確認しましょう。

チェック11　法人登記

法人の方、または法人設立を検討している個人の方であればシェアオフィスの住所を登記場所にできるか確認しましょう。
シェアオフィスによっては法人登記できないところや、登記する場合に月額料金が発生する場合もあります。
もし、登記できないと引っ越しをしなければならないケースも考えられます。

また、登記のサポートを行っているシェアオフィスもあります。
初めて法人登記をする場合はサポートが受けられるかも確認しておきたい点ですね。

チェック12　利用時間

シェアオフィスやビル自体の利用時間を確認しましょう。
賃貸オフィスであればほとんどの場合、24時間利用できますが、シェアオフィスになると利用時間に制限が設けられている場合もあります。働き方革命とはいうものの遅くまでお仕事をしなければならないことや、早番遅番などのシフトがある仕事であればできる限り24時間利用できるシェアオフィスの方が安心ではないでしょうか。

チェック13　その他確認しておきたい設備

• プリンターや複合機の料金
• WiFi
• 給湯室
• 電源の位置
• 会議室のモニター

いかがでしたでしょうか。
いつも利用するオフィスであれば、できる限り快適な空間でお仕事をしたいのではないでしょうか。
入居後では気軽に移転することも難しくなるため、これからシェアオフィスへの申し込みや移転を検討されている方は、入居前に担当者へ確認してトラブルのない最適なオフィスを選びましょう。