レンタルオフィス・シェアオフィスとは？選び方やメリット・デメリットも徹底解説

こんにちは。
福岡県でシェアオフィスを運営している「iGrowthShip」のスタッフです。

今回は自宅以外で仕事ができる環境（＝ワークスペース)を探している方やスタートアップの方、賃貸オフィスかレンタルオフィスか迷っている方に、レンタルオフィス・シェアオフィスが具体的にどういった特徴の施設か、どんなメリットやデメリットあるか解説していきます。

レンタルオフィス・シェアオフィスとは？

レンタルオフィスは、オフィス内に専有のスペースを持つオフィスのことを指します。個室になっていますが、設備などは他の入居者と共有しながら利用できるオフィスです。

利用可能人数はさまざまで、1名利用の個人ブースから数十名規模の事業者に対応しているレンタルオフィスがあります。

レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いとは

一般的な賃貸オフィスはビルのオーナーと契約しますが、レンタルオフィスの場合は運営会社と契約をすることで、オフィスとして利用できます。
コスト面においては賃貸オフィスに比べてレンタルオフィスの方が初期費用やランニングコストを抑えることができます。
また、賃貸オフィスでは内装工事が必要になる場合が多く、壁や仕切り、会議室を設置したりします。
デスクやキャビネットなどを入居後に購入、配置する必要がありますが、レンタルオフィスの場合は、すでに設備が整っているため、それらの手間や費用をかけることなく、スムーズに事業を始めることができます。

レンタルオフィスの立地は基本的に一等地やオフィス街、駅近くに構えていることが多く、利便性が高いのが魅力の一つです。

レンタルオフィスとコワーキングスペースの違い

コワーキングスペースは、個室のない共通の空間を他の入居者と利用する施設をさします。場所の縛りがない環境で働く人たちのワークスタイルに合った施設です。ワーカーがカフェに集まって作業しているイメージに近いかもしれません。
レンタルオフィスと併設されているコワーキングスペースもあり、スペース内では他の入居者との交流をして、ビジネスの発展に役立たせることも可能です。実際に他の入居者との交流会などを積極的に行っている運営会社もあります。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いとは

バーチャルオフィスは、専有スペースを持たないオフィスで、主に住所を借りたい場合に利用されます。
自宅で仕事をしているけど名刺などに自宅住所を載せたくない方など、プライバシーを保護したい場合に有効です。
オプションとして電話転送サービスもあり、電話の一次受けを任せることができます。営業電話などに時間を取られることがなくなるため、事業に集中できるようになります。

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	レンタルオフィス	賃貸オフィス	コワーキングスペース	バーチャルオフィス
スペース	専用の個室	専用のオフィス	共有の空間にデスク	なし
利用人数	1名～	1名～	1名ずつの契約	–
初期費用	月額料金の１～６か月分	賃料の６～１２か月分	月額料金の１～３か月分	数千円～
賃料・利用料金	数万円から数十万円	数万円から数百万円	月額料金１～３万円程度	数千円～
共益費	月額料金に含まれる	個別支払い	利用料金に含まれる	なし

レンタルオフィス・シェアオフィスのメリット

レンタルオフィスは格安でオフィスを借りるメリットだけでなく、他にもさまざまなメリットがあります。

スピーディに事業を始めることができる

賃貸オフィスを契約するよりも契約が簡素なため、早いところでは翌日に入居ができます。
設備やデスク環境などオフィス家具が完備されているので、仕事を始めるための準備期間が少なく、事業をすぐに始めることができます。

初期費用を抑えることができる

賃貸オフィスでは敷金や礼金を合わせると賃料の半年から1年分の費用を準備する必要がありますが、レンタルオフィスでは、入会金や年会費がありますが、敷金や礼金がなく、賃貸オフィスに比べて費用が安く済むことが多いです。

その他、内装工事をする必要がなく、コピー機、OA機器については基本的に準備されているため、購入費用が掛かりません。
そのため、レンタルオフィスでは、契約費用以外の初期費用を格段に安く済ませることができます。

ランニングコストを抑えることができる

月額費用に共益費や水道光熱費が入っているため、電気の使い過ぎなどを気にすることなくランニングコストを抑えることができます。
年会費や更新料なども賃貸オフィスに比べて安い費用で抑えることができます。

通信環境やコピー機などが完備されている

通信環境やWi-Fi、コピー機やその他のOA機器などは、共有スペースに設置しているため、購入する必要がなく、専有スペースのオフィスもそれらの機器に場所を取られることなく利用ができます。

オフィス内転居ができる

事業拡大に合わせて従業員の人数が増えた場合や、縮小にともなって人数が減った場合に、レンタルオフィスであればオフィス内の引っ越しをすることができます。
賃貸オフィスを借りている場合であれば、移転するための費用として数百万円の移転費用が必要になるため、容易に人数を増やすことは難しいでしょう。

オフィス内の移転が賃貸オフィスに比べて容易にできる点は、メリットとして非常に大きいのではないでしょうか。

会議室の利用ができる

会議室の利用ができるシェアオフィスもあります。賃貸オフィスだと常に利用するわけではない部屋に、スペースを取られてしまいがちですが、レンタルオフィスであればスペースを取られず必要な時だけ利用することができます。

退去時の手間が少ない

基本的に入居時に改装工事などを行わないため、原状復帰の工事を行う必要がなく、退去時の手間が少ないです。

コワーキングスペースの利用ができる

就業時間中にちょっと一息したい場合、ゆとりのあるオフィスではない限り、小休憩ができる場所は、喫煙所や給湯室、トイレなどになってしまうことはありませんか？
レンタルオフィスではコワーキングスペースが併設されているところもあります。作業の合間にドリンクを飲んだりスマホチェックしたりすることも可能です。

法人登記ができる

ビジネスにおいて、個人よりも法人の方が信用してもらいやすいと感じる方も多いのではないでしょうか。
法人登記会員というプランを用意している運営会社もあります。
レンタルオフィスによっては法人登記ができないところや別料金が必要になるところもあるので、事前に確認が必要です。

短期間の利用ができる

レンタルオフィスの契約では1年以上の単位で契約する施設は少なく、短いところでは1か月単位で契約の更新ができるところもあります。
「ビジネスが急拡大してレンタルオフィスを解約する必要がある」「ビジネスの撤退をすることになった」という場合にも、賃貸オフィスであれば、違約金が発生することが多いですが、レンタルオフィスの場合は、違約金があっても賃貸に比べて少なく済むことが多いです。

※運営会社によって短期間だと利用できない場合もあるため、必ず公式サイトで確認してください。

レンタルオフィス・シェアオフィスのデメリット

レンタルオフィスのデメリットについてもご紹介します。

セキュリティに不安がある

無線LANを社外の人と共有している場合があり、セキュリティ面で劣ります。
気になる場合は、モバイルWi-Fiルーターやスマートフォンのテザリングで対応するなどの工夫が必要です。

会議室の確保ができないことがある

入居者の数と会議室の数によっては、どうしても希望の時間に会議室の確保が難しくなりがちです。

内装や設備のカスタマイズが難しい

既にオフィス家具が完備されているのはメリットですが、その分カスタマイズが難しいという難点があります。こだわったオフィスにしたい場合にはレンタルオフィスは向かないでしょう。

人数によっては割高になることがある

地方でレンタルオフィスを借りる場合には、賃貸オフィスの賃料自体が安いので、人数によっては割高になってしまうこともあるようです。

レンタルオフィスはこんな方に向いています

スタートアップの方

先行きが見えない中、従業員の増減に合わせることが可能なレンタルオフィスはスタートアップの方に向いています。

個人事業主の方

自宅以外に事務所を構えるというのは、営業先や取引先への信頼に繋がります。
安定しない間であれば、「小さく始める」という意味でも、レンタルオフィスからスタートすることをお勧めします。
将来的に法人登記をする予定であれば、登記可能なレンタルオフィスにしておくことで、事務所を変えずにスムーズに法人化が可能です。

テレワークや在宅勤務を実施ている企業

働き方改革などでテレワークが増える中、テレワークと聞くと自宅で仕事をするイメージする人も多いのではないでしょうか。実は自宅ではなく、レンタルオフィスをワークスペースとして活用する事業者もいらっしゃいます。
自宅であれば移動の手間がないというメリットもありますが、「一人だと孤独感があり、モチベーションの維持が難しい」「プライベートと仕事の切り替えが難しい」といったデメリットもあります。
レンタルオフィスを仕事場にすることで、仕事とプライベートにメリハリを持たせることができ、生産性の向上につながります。

サテライトオフィスを探している方

ビジネスの幅を広げるために、本社から離れ、地方にあるレンタルオフィスをサテライトオフィスとして利用する企業もあります。

レンタルオフィス・シェアオフィスを選ぶポイント

レンタルオフィスを選ぶ場合にどんなところに気を付けて選べばいいのでしょうか。

1.料金

レンタルオフィスの場合、入居する人数や部屋のサイズによって月額料金が変動します。
またさまざまなオプションも用意されており、内覧時に担当者へ確認するとよいでしょう。

2.法人登記

登記ができるか確認しましょう。また法人登記として利用する場合に、オプションとして料金が発生する場合もあるので、料金についても確認しましょう。

3.部屋のタイプ

防災の観点から施設によっては半個室タイプのレンタルオフィスも多くあります。基本的には天井に隙間があることが多いです。
半個室であれば特に、他の入居者の声が気になることがあります。ノイズキャンセリングイヤホンなどで軽減はできますが気になる方は内覧時にチェックするといいでしょう。
完全個室タイプであっても壁が薄く、声が聞こえてしまう場合もあるのでチェックしましょう。

4.会議室

レンタルオフィスの場合、共有スペースとして会議室を設けている施設があります。
会議室の部屋数や予約状況などを確認しましょう。

5.利用可能時間

ビルの都合上、24時間利用できないレンタルオフィスもあります。

6.セキュリティ面

安心して利用するためにもセキュリティがしっかりしているか確認しましょう。
ビルに入るときにセキュリティカードが必要な建物か、ワークスペースに入るときにセキュリティカードが必要かなどを確認しておくといいでしょう。

7.コワーキングスペースやラウンジスペース

レンタルオフィスの入居者はコワーキングスペースを利用できるところもあります。小さめの部屋が多いのでワークスペース内での息抜きより、コワーキングスペースに立ち寄って息抜きできるレンタルオフィスがおすすめです。

8.常駐スタッフ

常駐スタッフがいると何か問題が起きた時でも安心です。
また、荷物の受け取りをしてくれるサービスもあるので、確認しましょう。

9.サービス内容

レンタルスペースのサービス内容やルールも選ぶ際のポイントになります。
まずは基本的な設備やルールがあるかの確認をしましょう。

• 有線LAN,Wi-Fi
• 複合機
• 電話転送サービス
• 受付サービス
• 会議室の有無
• 飲食物の持ち込みやゴミ捨て
• 他社との交流はOKか

10.契約期間・最低利用期間

レンタルオフィスの契約形態は運営会社によってまちまちです。
最低利用期間もその中の一つで、1か月が最低利用期間のところもあれば、1年が最低利用期間のところもあります。

11.立地やアクセス

駅やバス停などからのアクセスについて確認しましょう。
最近であればレンタル自転車を利用する方も多くいるので、近くにレンタル自転車のポートがあるかも確認するといいでしょう。

12.周辺施設

ランチも楽しみの一つですよね。周辺の飲食店があるか確認しましょう。オフィス街にあるレンタルオフィスであればランチ営業をしている飲食店も多くあります。
また、会議室がないレンタルオフィスであれば近くにカフェがあるかも確認しておくといいでしょう。

レンタルオフィス・シェアオフィスの契約から入居までの流れ

それでは実際にレンタルオフィスを借りるまでの流れを解説します。

• 1.内覧予約
• 2.内覧
• 3.入居申し込み・審査・契約
• 4.初期費用などの支払い
• 5.鍵の受渡し

まとめ

今回はレンタルオフィス・シェアオフィスについて解説しました。
レンタルオフィスは、働き方革命において、テレワーク導入後のオフィスの縮小や多様な働き方にも柔軟に対応できるメリットがあります。
ニーズに合わせたオプションも用意されています。
多くのレンタルオフィスでは内覧ができるため、気になる方はまずは内覧をしてみるといいでしょう。